Overheid en bedrijfsleven zijn op zoek naar mensen die projecten adequaat kunnen besturen. De originele projectmanagement gereedschapskist is niet meer voldoende om in onze gecompliceerde 21e - eeuwse maatschappij het traject van idee naar gerealiseerd resultaat ten uitvoer te brengen.

In plaats van het strak geregelde gefaseerde traject dient de projectleider steeds meer onzekerheden en tegenstrijdige meningen te hanteren. Zeker in de beginfase maar ook tijdens het traject. Hier dient zich een nieuw deskundigheidsgebied aan dat aanvullend is voor de projectleider. Naast vastzetten en wilskracht worden loslaten en sensitiviteit steeds belangrijker: procesmanagement wordt een aanzienlijke aanvulling op de huidige gereedschapskist en PMI-BoK!

Vastzetten en loslaten

Laten we eens een vergelijking maken met een transporteur en een ontdekkingsreiziger. Beiden zijn onderweg. De transporteur kijkt op zijn horloge en ziet dat hij nog twee uur de tijd heeft om die plaats van bestemming te bereiken, waarvoor de hoeveelheid diesel is berekend. De ontdekkingsreiziger kijkt om zich heen en beziet het onverwachte uitzicht dat voor hem opdoemt, voordat hij verder gaat met welk transportmiddel dan ook. De transporteur weet precies waar hij moet zijn en wat hij moet afleveren. De ontdekkingsreiziger zoekt in een bepaalde richting en volgt zijn intuïtie. De transporteur is gehaast, windt zich op over files en heeft geen oog voor zijn omgeving.

De ontdekkingsreiziger doet het rustiger aan, maar loopt het gevaar te verdwalen en veel energie te verspillen.

De gesloten benadering van de transporteur is het meest effectief zolang de route en het af te leveren materiaal niet veranderen. Voor de voortgang is het van belang geen nieuwe ideeën toe te laten en onder het motto "wat is afgesproken doe ik" de route te vervolgen.

Bij de open benadering worden nieuwe ideeën toegevoegd waardoor een ander type voortgang ontstaat. De route verandert afhankelijk van de gedachteontwikkeling van de reiziger door gesprekken met degenen die hij ontmoet.

Projectmanagers zijn ook onderweg. Zij stellen daarbij voortdurend de vraag: "wat zet ik vast en wat laat ik ontwikkelen". Vastzetten gebeurt met planningen, budgetten, besluitvorming, takenpakketten, programma's van eisen e.d. Loslaten gebeurt in "timeboxen", di- en convergentiestappen, spelen met aan- en afhaken van partijen, consolideren, gebruik maken van belangen e.d. Goede hantering daarvan levert een versnelling en verbetering aan het project.

Wilskracht en sensitiviteit

Natuurlijk is een van de belangrijkste eigenschappen van de projectleider zijn wilskracht. Hiermee neemt hij verantwoordelijkheid op zich en toont hij de ambitie het resultaat te verwezenlijken, waarop hij heeft ingetekend! Hij claimt wat hij nodig heeft en vertaald zijn wil in enthousiasme om als vaandeldrager vooruit te lopen zelfs wanneer het gewenste resultaat nog niet zo duidelijk is. "Waar een wil is is een weg..."

Steeds meer wordt ook sensitiviteit belangrijk. Gevoel voor verhoudingen, aangevuld met de overtuiging dat voortgang gediend is met besef voor positie van partijen. Niet alleen inhoudelijk maar ook procedureel of belangrijker psychologisch. Partijen hebben motieven om op een bepaalde manier mee te doen in het traject. Het krachtenveld dat daardoor ontstaat moet geregisseerd worden door de projectleider: sensitiviteit is onontbeerlijk.

Op de Project Management Parade hebben wij met ervaren projectleiders enkele stellingen onderzocht over bovengenoemde kwaliteiten en kwamen tot de oprichting van een interessegroep Procesmanagement t.b.v. het:

• verder ontwikkelen van procesmanagement en praktische handvatten als 'vakgebied'
• ontwikkelen en stimuleren van opleidingen in procesmanagement

Contactpersoon: Dit e-mailadres is beveiligd tegen spambots, u heeft JavaScript nodig om het te kunnen bekijken

Meer informatie op de PMWIKI.